Excel 97/2000/xp
Faire un Filtre automatique d' une liste

Publié le 05 février 2007 - François Lagarde
DEA d'histoire moderne & DUT d'informatique

Dans une feuille de calcul Excel [1], nous avons saisie dans un ordre quelconque les données relatives à neuf personnes [2] à travers un modèle de fiche de dépouillement volontairement basique. L'exemple se limite en effet à cinq rubriques (champs). Le patronyme, le prénom, le sexe, l'année de naissance et enfin le lieu de naissance. Il sont notés comme suit dans la base : Nom, Prenom, Sexe, AnneeNais et LieuNais [3].

 

Filtrer une liste de fiches consiste à afficher seulement celles répondant à un certains nombres de critères choisis par vous. Quelle est la différence entre un tri et un filtre ? Le tri va réorganiser toutes les fiches selon un ordre sans jamais en exclure une seule. Le filtre lui ne les réorganise pas, mais affiche exclusivement les fiches conformes aux critéres de recherche.

Sélectionnez n'importe quelle cellule de la liste [4]. Pour réaliser notre premier filtre cliquez sur le menu [Données] puis sur l'item [Filtre], puis encore sur [Filtre automatique].

 

A droite de chaque nom de champ apparaît une flêche signe que vous êtes bien en mode filtre.

 

Dans cet exemple nous allons filtrer uniquement les personnes de sexe masculin. Pour ce faire cliquez sur la flêche à droite du champ [Sexe]. Un menu déroulant apparaît. Cliquez sur le critère [M].

 

Résultat, sur les 9 personnes de la liste de départ seuls sont affichées les 6 de sexe masculin.

 

Jusqu'à présent nous nous sommes contentés de faire un filtre sur un seul critère. Nous allons maintenant en rajouter un second pour affiner notre recherche. Parmi ces 6 hommes nous voulons sélectionner uniquement ceux nés à Coubron. Pour cela cliquez sur la flêche à droite du champ [LieuNais]. un menu déroulant apparaît. Cliquez sur le critère [Coubron].

 

Résultat, sur les 6 hommes de notre liste seuls les 4 nés à Coubron apparaissent. de la même façon nous pourrions affiner encore un peu plus notre requête en sélectionnant seulement les 2 homes nés à Coubron, mais en 1787. A vos souris ...!

 

Attention les fiches qui n'apparaissent plus à l'écran parce qu'elles ne répondaient pas à nos critères de recherche ne sont pas supprimées pour autant. Vous pouvez à tout moment afficher l'intégralité de la liste de départ en choisissant dans tous les menus déroulants des champs l'option [(Tous)].

et

[1] Les fonctions décrites sur cette page sont communes à quasiment toutes les versions d'Excel 97/2000/XP, mêmes anciennes depuis Excel 4.
[2] Les personnes mentionnées sont fictives pour les besoins de l'exemple.
[3] Le champ [LieuNais] correspond à la paroisse pour les dates pré-révolutionnaires et à la commune pour les dates post-révolutionnaires. De nos jours il s'agit de quatre communes de Seine-Saint-Denis : Coubron, Livry-Gargan, Montfermeil et Montreuil.
[4] Si aucune cellule de la liste n'est sélectionnée lorsque vous lancerez la commande de tri ou de filtre, un message d'erreur du style (Aucune liste trouvée ...) vous rappellera à l'ordre.

François LAGARDE
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